Huishoudelijk reglement
Artikel 1: Doelstellingen en gedragscode
1. Trimoefeningen, trimtochten per fiets, en het houden van wedstrijden, worden in verenigingsverband georganiseerd volgens een jaarlijks, door de algemene ledenvergadering, vast te stellen programma.
2. Het bestuur draagt zorg voor een aanbod van deze activiteiten, passend bij de wensen van de leden.
3. Als basisprincipe geldt dat, omwille van het veiligheidsprincipe, de trimoefeningen en trimtochten zodanig in niveaugroepen worden opgedeeld, dat ieder lid een bij haar/hem passend kader kan vinden. Als uitgangspunt geldt een maximale groepsgrootte van ca. 15‐20 personen.
4. Het bestuur stelt, zo mogelijk, voor iedere niveaugroep, één of meerdere wegkapitein(s) aan. Zij sturen de groep aan, bepalen het tempo, de richting en houden de afspraken (regels) in het oog die door de vereniging zijn vastgesteld. Zij zien erop toe dat alle fietsers in de groep zich aan de afspraken (regels) houden en zijn het aanspreekpunt in de groep.
5. Naast een lichamelijke oefening, bieden deze activiteiten de gelegenheid voor sociale contacten.
6. Om bovenstaande kwaliteiten zo goed mogelijk tot zijn recht te laten komen, geldt het principe dat deze activiteiten zoveel mogelijk gezamenlijk worden gestart en beëindigd. Of wel: ‘samen uit, samen thuis’.
Artikel 2: Bestuur
1. Het bestuur bestaat tenminste uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester waarvan één de functie van vicevoorzitter vervult.
2. Het bestuur behoort uit een oneven aantal te bestaan.
3. De bestuursleden hebben zitting voor de tijd van drie jaar. De maximale zittingsperiode bedraagt drie aaneengesloten zittingsperioden.
4. Gemiddeld zullen jaarlijks om de beurt twee personen aftredend zijn volgens een door het bestuur op te maken en bij te houden rooster van aftreden.
5. Een afgetreden bestuurslid is direct herkiesbaar.
6. Een bestuurslid die gekozen wordt ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid, die hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
7. Nieuwgekozen bestuursleden treden direct in functie.
Artikel 3: Bijzondere leden
1. Op voorstel van het bestuur kan de algemene ledenvergadering een lid wegens zijn bijzondere verdiensten voor de vereniging het predicaat “Erelid” of “Lid van Verdiensten” verlenen.
Artikel 4: Vergaderingen
1. Het bestuur vergadert zo dikwijls als dit nodig is, maar minstens 4 x per jaar.
2. Jaarlijks wordt tenminste één algemene ledenvergadering gehouden.
3. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren evenals de vergadering te schorsen of te verdagen. Indien echter 1/3 van de aanwezige leden daartoe de wens te kennen geeft, is hij verplicht de beraadslagingen opnieuw te openen.
Artikel 5: Taken voor drie bestuursleden/ delegatie naar leden
In principe dienen de onderstaande taken onder de bestuursleden verdeeld te worden. In de eerste bestuursvergadering, na een bestuursverkiezing in de Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering, worden de taken per bestuurslid vastgesteld.
Voorzitter
1. Leiding bestuursvergaderingen, leden‐ en bijzondere ledenvergaderingen
2. Vertegenwoordiging naar NTFU, landelijk en district. (1e persoon)
3. Contactpersoon overheden en instanties.
4. Eindverantwoordelijke Lief en Leed.
5. Eindverantwoordelijke Trainingen en Rittenprogramma.
Bestuurslid – Secretaris
1. Agenda en notuleren bestuursvergaderingen, leden‐ en bijzondere vergaderingen.
2. Administratief contactpersoon NTFU, landelijk en district.
4. Verantwoordelijke voor de noodzakelijke verenigingscorrespondentie.
5. Beoordeling van en distributie van officiële post onder bestuur en leden.
6. Actualiseren en beschikbaar stellen digitale informatiemap vereniging.
7. Administratie ledenbestand, aan‐ en afmeldingen, adressenbestand etc.
8. Actualiseren ledenlijst en distributie onder bestuur en leden.
9. Inzichtelijk bijhouden actueel verenigingsarchief.
10. Commissaris Beheer historisch archief vereniging.
11. Aanmeldadres nieuwe leden en introductie binnen vereniging via sociale media.
Bestuurslid – Penningmeester
1. Vicevoorzitter.
2. Administratief overzichtelijk boekhouden van alle inkomsten en uitgaven.
3. Innen contributie leden en afdracht contributie NTFU en beheer van gelden.
4. Controle en betalingen declaraties en (overige) rekeningen.
5. Beleggen van gelden t.n.v. vereniging, voor zover niet nodig voor lopende zaken.
6. Opstellen jaaroverzicht, saldi en begrotingen en eventuele balans.
7. Zorgdragen dat zijn financiële administratie tenminste 14 dagen voor de datum van de ALV afgesloten is en ter controle door de kascommissie gereed is.
8. Organisatie, aankoop en verdeling clubkleding.
9. Eindverantwoordelijke sponsoring.
Alle bestuursleden
1. Beheer en uitvoering website vereniging.
2. PR-activiteiten. (Intern en extern)
3. Keuze en prijsbepaling clubkleding.
Leden
1. Lief en Leed. (zie voorzitter)
2. Sponsoring. (zie penningmeester)
Artikel 6: Taak kascommissie
1. De kascommissie, welke bestaat uit twee leden, wordt gekozen uit de algemene ledenvergadering.
2. Jaarlijks treedt één lid af die niet direct herkozen kan worden.
3. De leden van de kascommissie mogen geen bestuursfunctie vervullen
Artikel 7: Contributie
1. De leden betalen een vastgestelde jaarlijkse contributie.
2. Contributie moet betaald zijn vóór 1 april van het lopende verenigingsjaar.
3. De contributie wordt door de algemene ledenvergadering vastgesteld.
4. Zij die lid worden van de vereniging gaan contributie betalen met ingang van de maand waarin zij zich hebben aangemeld als lid.
5. Naast de verenigingscontributie wordt er via de vereniging NTFU‐contributie betaald.
6. Wanneer het lidmaatschap in de loop van het jaar wordt opgezegd, blijft de contributie voor het gehele verenigingsjaar verschuldigd.
7. Er bestaat geen recht op reductie.
8. Zij die in gebreke blijven, na één keer schriftelijk te zijn aangemaand om de contributie te betalen, ontvangen een nota vermeerderd met € 5, ‐‐ administratiekosten.
Artikel 8: Adresveranderingen
De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de secretaris op te geven.
Artikel 9: Verenigingstenue
Leden die deelnemen aan trimoefeningen en trimtochten in verenigingsverband, zijn verplicht om gekleed te gaan in het door de algemene vergadering goedgekeurde verenigingstenue.
Artikel 10: Aansprakelijkheid
1. Leden en eventuele niet‐leden die deelnemen aan trimoefeningen en trimtochten in verenigingsverband, zijn persoonlijk verantwoordelijk voor eventuele geleden schade aan kleding, materiaal en dergelijke, en aan schade aan derden toegebracht. De vereniging kan hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld.
2. Daarom is het gewenst dat ieder (gast)lid een eigen verzekeringspolis heeft afgesloten, b.v. een W.A.‐verzekering, en/of de dag verzekering van de NTFU.
Artikel 11: Reiskosten
Reiskosten, en andere niet genoemde kosten, tijdens een trimoefening of trimtocht in verenigingsverband, zijn in de regel voor rekening van de leden, tenzij het bestuur anders beslist.
Artikel 12: Communicatie
1. Convocaties/ aanschrijvingen voor Algemene Vergaderingen, Jaarverslagen van bestuursleden en commissies welke zijn samengesteld door het Bestuur, zullen in principe verspreid worden per internet aan de mailadressen van de leden. Leden die geen internet hebben, en dit aangegeven hebben bij het bestuur, ontvangen voornoemde documenten per post of thuisbezorgd.
2. Informatie zal in principe worden gepubliceerd via internet met een nieuwsbrief, een mail- of whatsappbericht of, bij algemene informatie via de verenigingssite.
Leden die geen internet hebben, en dit hebben aangegeven bij het bestuur, zullen relevante informatie verkrijgen via de telefoon, via de post of krijgen dit thuisbezorgd.
3. Het bestuur geeft één of meerdere malen per jaar een Nieuwsbrief uit. Deze Nieuwsbrief wordt aangekondigd via de mail of een whatsappbericht c.q. per post aan de leden verzonden of thuisbezorgd.
Artikel 13: Competitie
1. De vereniging organiseert jaarlijks een zomer- en een wintercompetitie met een wedstrijdelement. Het onderlinge prestatie/wedstrijd element wordt vertaald in een vorm waarbij de meeste punten de winnaar oplevert. Deelname aan de competitie staat enkel open voor de leden.
2. De competitieritten worden op zaterdagen gehouden. In de algemene ledenvergadering wordt jaarlijks voor beide competities de exacte periode vastgesteld en er wordt bepaald welke trimoefeningen en trimtochten tot de competitie behoren.
3. Voor beide competities is er één klassement. Alle deelnemers van de respectievelijke groepen 30, 28, 25 en 20 worden geklasseerd in één totale rangschikking.
4. Voor de zomercompetitie zijn er 4 rittencategorieën te weten:
· Categorie A (2 punten) = De Openingsrit en de Sluitingsrit.
· Categorie B (3 punten) = Grote ritten die vanuit Krabbendijke of elders worden verreden na vertrek ‘s morgens per auto.
· Categorie C (2 punten) = Langere ritten met een vervroegd starttijdstip om 12.30 uur vanuit Krabbendijke.
· Categorie D (1 punt) = Middagritten met standaard starttijdstip.
5. Voor het bepalen van de einduitslag geldt het puntentotaal van ieder als 1e criterium. Bij een gelijke stand geldt het aantal deelnames als onderscheidingscriterium. Is er dan nog een gelijke stand, dan hebben beiden dezelfde rangschikking. Er is een 1e, 2e en 3e prijs.
6. Voor de Groepen 30, 28 en 25 geldt dat geen rustpauzes worden ingelast voor de ritten in de categorie D. Tijdens de ritten in de categorie A, B en C worden rustpauzes ingelast.
7. Voor Groep 20 worden in alle ritten categorieën rustpauzes ingelast.
8. Voor alle groepen geldt dat een spontaan inlassen van een rustpauze mogelijk moet zijn mits de meerderheid van de groep hiertoe besluit. De redenen kunnen zijn: vieren van een bijzondere gebeurtenis, extreme weersomstandigheden e.d. In een dergelijk geval zal ieder het principe ‘samen uit, samen thuis’ naar vermogen respecteren. (Art.1.6).
9. Het bestuur het recht heeft tot afgelasting van een grote rit met verplaatsing indien er minder dan 10 deelnemers zich hebben aangemeld voor de uiterste sluitingsdatum.
10. In de zomerperiode, gedurende een periode van 6 weken tijdens de schoolvakantie in Zeeland (juiste data jaarlijks te bepalen), zullen de competitieritten op zaterdagochtend worden gehouden met als starttijdstip 09.30 uur.
11. Voor de wintercompetitie geldt slechts 1 rittencategorie; alle ritten leveren bij aanwezigheid aan de start 1 punt op. Bij gelijke eindstand zijn beiden winnaar. Er is geen 2e en 3e prijs.
12. Het bestuur heeft het recht om een rit af te gelasten wanneer de ‘code rood’ is afgegeven. De rit telt dan niet mee voor de competitie.
13. De term ‘code rood’ dient te worden afgegeven door de officiële weerdienst en betreft de weersvoorspelling voor de regio waar we gaan fietsen.
14. Een aankondiging van een afgelasting zal zo mogelijk tijdig worden gedaan via een whatsappbericht en de verenigingssite. Indien dit onmogelijk is, kan de (grote) rit bij monde van een bestuurslid of afgevaardigde van het bestuur worden afgelast aan het vertrekpunt.
Artikel 14: Veiligheidsregels en Verkeersregels
1. Leden die deelnemen aan een trimoefening of trimtocht in verenigingsverband zijn verplicht zich strikt te houden aan de geldende verkeersregels ter plaatse.
2. Tijdens een trimoefening of trimtocht in verenigingsverband zijn de leden verplicht om een CE gekeurde helm voor fietsgebruik te dragen.
3. Het verdient aanbeveling om regelmatig een medische sportkeuring te ondergaan. Er zijn diverse mogelijkheden van sportkeuring, hetzij via een Sport Medisch Adviescentrum (SMA) of een individuele sportarts.
4. Het bestuur stelt veiligheidsregels vast. Het bestuur zorgt, met enige regelmaat, voor publicatie en verzending van deze regels aan de leden, via de verenigingssite en/of per mail /post.
5. Ieder lid wordt geacht de veiligheidsregels te kennen en deze in de praktijk te brengen.
Artikel 15: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Het AVG-maatregelenplan is gepubliceerd op de verenigingssite en is opvraagbaar door leden bij het bestuur. Samenvattend omvat het plan de volgende voorwaarden:
1. Het bestuur aanvaart en respecteert wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met betrekking tot de bescherming van de persoonsgegevens van de leden en draagt zorg voor een helder en transparant beleid.
2. Het bestuur is op de hoogte van de rechten van de leden omtrent persoonsgegevens en
aanvaart de verplichting hen hierop te wijzen en de rechten van hen te respecteren.
3. Het bestuur vraagt een lid om uitdrukkelijke toestemming indien persoonsgegevens verwerkt moeten worden.
4. De persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig het doel waarvoor ze door een lid worden verstrekt.
5. De verwerking van de persoonsgegevens beperkt zich tot datgene wat minimaal nodig is voor het doel waarvoor ze door een lid worden verstrekt.
6. Persoonsgegevens van een lid zullen niet doorgegeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de verwerking van het doel waarvoor ze zijn verstrekt.
7. Het bestuur heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is.
Slotbepaling:
In de gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Aldus aangenomen:
· Origineel: Tijdens de ALV op 21 november 1986 te Krabbendijke – voorz. P. Schoutens – secr. C. de Graaff.
· Wijzigingen/ aanvullingen: Tijdens de ALV op 14 maart 2008 te Wemeldinge. Art. 5: taken - toevoeging Artikel.
· Wijzigingen/ aanvullingen: Tijdens de ALV op 19 maart 2010 te Wemeldinge. Art. 12: 1,2,3 en Art. 14: 1,2,3
· Wijzigingen/ aanvullingen: Tijdens de ALV op 11 maart 2011 te Wemeldinge. Art. 13: 1,2,3
· Wijzigingen/ aanvullingen: Tijdens de ALV op 15 maart 2013 te Wemeldinge. Art. 2: 3 Art. 5: secr.
· Wijzigingen/ aanvullingen: Tijdens de ALV op 11 maart 2016 te Wemeldinge. Art.13: 5
· Wijzigingen/ aanvullingen: Tijdens de ALV op 10 maart 2017 te Wemeldinge. Art.13: 10 voorlopig.
· Wijzigingen/ aanvullingen: Tijdens de ALV op 16 maart 2018 te Wemeldinge. Art. 13. 10 definitief.
· Wijzigingen/ aanvullingen: Tijdens de ALV op 15 maart 2019 te Wemeldinge. Art. 12: 1,2 - toevoeging Art. 15.
· Wijzigingen/ aanvullingen: Tijdens de ALV op 1 april 2022 te Wemeldinge. Art.2, 12, 13.
Verklaringen terminologie:
Het woordgebruik in het Huishoudelijk Reglement kan ‘ouderwets’ overkomen. De reden is dat het HHR is gebaseerd op het woordgebruik van de Statuten. De verenigingsstatuten dateren van 27 mei 1981. Daarin werd de naam, de zetel en het doel van de vereniging vastgelegd. Enkele voorbeelden zijn:T.C. = Trimclub. Is trimmen per fiets. Trimoefeningen en trimtochten. Staat voor de trainingen en de (grote) ritten.
Het laatste nieuws
Sponsoren
